Blog

Jak zapowiedź telefoniczna może pomóc firmie?

Najpopularniejszymi narzędziami wspierającymi kontakt firmy z kontrahentami są Internet i telefon. Strona internetowa to wizytówka firmy. To za jej pomocą klient może skontaktować się z firmą - przy użyciu poczty elektronicznej lub telefonując. Średnie firmy bardzo chętnie korzystają z central telefonicznych, które wspierają komunikację między firmą a klientami.

Gdy firma ma kilka działów, za które odpowiedzialne są inni pracownicy takie rozwiązanie wydaje się być niezwykle korzystne. Klient dzwoniąc do firmy za pomocą centrali telefonicznej wybiera z jakim działem chce się połączyć. Znacznie przyspiesza to komunikację między klientami a firmą. Większość centralek telefonicznych posiada możliwość ustawienia takiego menu - nazywa się to IVR. Posiadacz centrali ma możliwość ustalenia menu z numeracją działów - może ustawić dowolną liczbę działów, a po wybraniu działu przez dzwoniącego centrala przekierowuje połączenie do telefonu właściwego pracownika.

Dzwonię, czekam i... nikt nie odbiera

Często bagatelizowanym zjawiskiem jest długi czas oczekiwania na połączenie. Jego negatywną konsekwencją jest zwiększony współczynnik odrzuconych połączeń. Zainteresowany klient dzwoni do firmy w celu zasięgnięcia informacji i napotyka na ścianę: numer jest zajęty albo nikt nie odbiera telefonu. Firma w takiej chwili traci klienta, który szuka kolejnej firmy (często konkurencyjnej). Skala zjawiska zależy od wielu czynników, m.in. od branży, dlatego tym bardziej warto rozważyć omawiane rozwiązanie technologiczne.

Inną korzyścią jaką przynosi jest poprawa wizerunku. Kontrahent łączący się z centralą i słysząc ładny głos i dobrze skomponowane zapowiedzi telefoniczne, które jasno przekazują mu potrzebne informacje, nabiera poczucia, że firma jest dobrze prowadzona i dba o klientów. Takie poczucie jest bardzo cenne.

Komunikaty telefoniczne

Warto skupić się na profesjonalnie wykonanych zapowiedziach telefonicznych w firmie. Stworzenie zapowiedzi telefonicznej nie jest specjalnie trudne, ale jeśli ktoś nie wie jak ułożyć tekst takiej zapowiedzi można skorzystać z gotowych tekstów, dostępnych na stronie z przykładowymi zapowiedziami telefonicznymi. Warto pamiętać, żeby dostosować komunikaty do potrzeb przedsiębiorstwa i podawać w nich informacje zgodne z prawdą. Przydatną radą, które warto mieć na względzie jest: nie podawaj niepotrzebnych informacji - szanuj czas swojego rozmówcy i podaj mu tylko to co niezbędne.

Równie ważnym elementem jest głos lektora, który wygłasza komunikaty. Tutaj również polecam skoncentrować swoją uwagę na doświadczonych lektorach. Na stronie lektorski.pl/zapowiedzi-ivr/ posłuchasz przykładowych nagrań lektorskich i zapowiedzi telefonicznych głosem profesjonalisty. Zamawiając takie nagranie wiemy jak będzie brzmiało dzięki przykładom do odsłuchu.

Podsumowując korzyści jakie przynoszą odpowiednio skomponowane zapowiedzi telefoniczne w centrali telefonicznej. Zastosowanie takiego rozwiązania:

  • przyspiesza łączenie się z odpowiednimi działami w firmie
  • zmniejsza współczynnik odrzuceń połączeń (np. w czasie kiedy telefon jest zajęty lub klient dzwoni po godzinach pracy)
  • poprawia wizerunek przedsiębiorstwa
  • zmniejsza koszty prowadzenia infolinii (niektóre informacje można przekazać bez łączenia się z pracownikami)
  • zwiększa wiarygodność firmy

Autor: Piotr Baran (G+)
Wpis dodano 10-10-2019

Powrót do strony głównej bloga »